Black Friday rozpoczyna dla wielu sklepów internetowych najbardziej intensywny okres w roku. Po kampaniach promocyjnych szybko przychodzi sezon prezentowy, a liczba zamówień może wzrosnąć w ciągu kilku dni. Sprzedaż to jednak tylko początek. Każde zamówienie trzeba skompletować, zapakować, przekazać przewoźnikowi i dostarczyć w terminie.
Jeżeli logistyka nie jest przygotowana na większy wolumen, sukces kampanii może zamienić się w opóźnienia, przeciążenie magazynu i wzrost liczby zapytań od klientów. Dlatego plan na szczyt sezonu powinien powstać przed uruchomieniem promocji, a nie dopiero wtedy, gdy paczki zaczynają zajmować całą przestrzeń wysyłkową. Punktem wyjścia może być także poradnik jak wybrać kuriera dla sklepu internetowego.
Zacznij od prognozy liczby zamówień
Punktem wyjścia powinny być dane z wcześniejszych kampanii. Warto sprawdzić nie tylko łączną sprzedaż, ale również rozkład zamówień w poszczególnych dniach i godzinach. Największe obciążenie magazynu często pojawia się z opóźnieniem względem startu promocji.
W prognozie uwzględnij:
- liczbę zamówień z poprzedniego Black Friday i sezonu świątecznego,
- obecne tempo wzrostu sprzedaży,
- planowany budżet reklamowy i wysokość rabatów,
- produkty promowane w kampanii,
- udział zamówień wieloproduktowych,
- spodziewaną liczbę paczek, palet i przesyłek niestandardowych,
- udział przesyłek pobraniowych oraz zagranicznych.
Warto przygotować co najmniej trzy warianty: ostrożny, realistyczny i wysoki. Dzięki temu można wcześniej określić, przy jakiej liczbie zamówień potrzebna będzie dodatkowa zmiana, większa liczba odbiorów lub uruchomienie kolejnego przewoźnika.
Sprawdź zapasy materiałów do pakowania
Brak odpowiedniego kartonu potrafi zatrzymać wysyłkę równie skutecznie jak brak towaru. Przed sezonem należy policzyć zapas opakowań, wypełnień, taśm, etykiet i materiałów ochronnych.
Nie chodzi wyłącznie o liczbę kartonów. Ważna jest także dostępność właściwych rozmiarów. Użycie zbyt dużego pudełka zwiększa zużycie wypełnienia, może podnosić koszt przewozu i utrudniać wykorzystanie automatów paczkowych.
Najczęściej sprzedawanym produktom i zestawom warto przypisać standardowe opakowania. Pracownik nie musi wtedy za każdym razem podejmować decyzji od początku, a gotowe paczki zachowują przewidywalne wymiary.
Uporządkuj stanowiska i proces w magazynie
W spokojnym okresie nieefektywny proces może być prawie niewidoczny. Przy kilkukrotnie większym wolumenie każda zbędna czynność zaczyna tworzyć kolejkę.
Przed kampanią warto przejść przez cały proces:
- przyjęcie zamówienia,
- pobranie produktu z magazynu,
- kontrola zgodności,
- dobór opakowania i zabezpieczenie towaru,
- generowanie listu przewozowego,
- sortowanie paczek według przewoźnika lub rodzaju usługi,
- przekazanie przesyłek do odbioru.
Materiały powinny znajdować się blisko stanowisk pakowania, drukarki muszą mieć zapas etykiet, a gotowe przesyłki powinny trafiać do jasno oznaczonych stref. Szczególnego oddzielenia wymagają palety, paczki niestandardowe i przesyłki oczekujące na wyjaśnienie.
Nie opieraj całej logistyki na jednej możliwości
W sezonie szczytowym większy ruch obsługuje cały rynek. Nawet dobrze działający przewoźnik może w wybranym regionie, dniu lub rodzaju usługi osiągnąć chwilowo mniejszą przepustowość.
Dostęp do kilku operatorów pozwala dopasować usługę do przesyłki i reagować, gdy zmienią się godziny odbiorów, terminy doręczeń albo dostępność konkretnego kanału dostawy.
Plan awaryjny powinien odpowiadać na pytania:
- Który przewoźnik może przejąć standardowe paczki?
- Jak obsłużymy większe gabaryty i palety?
- Czy możemy zamówić dodatkowy odbiór z magazynu?
- Co zrobimy w przypadku czasowego problemu z drukowaniem etykiet?
- Kto podejmuje decyzję o przekierowaniu wolumenu?
Najlepiej ustalić te zasady przed kampanią i obsługiwać przewoźników z jednego panelu wysyłkowego, zamiast tworzyć procedurę w dniu największego obciążenia.
Ustal odbiory przesyłek przed rozpoczęciem promocji
Spakowane zamówienie nadal zajmuje miejsce i nie rozpoczęło drogi do klienta. Przy dużym wzroście sprzedaży jeden standardowy odbiór może okazać się niewystarczający.
Warto wcześniej omówić z partnerem logistycznym:
- spodziewaną liczbę przesyłek w poszczególnych dniach,
- godziny graniczne przekazywania zamówień,
- możliwość dodatkowego lub późniejszego odbioru,
- liczbę i rodzaj potrzebnych pojazdów,
- miejsce postoju oraz sposób załadunku,
- organizację paczek, palet i przesyłek niestandardowych.
Strefa odbioru powinna umożliwiać szybkie policzenie i przekazanie paczek. Dobre oznaczenie partii ogranicza ryzyko pomieszania przesyłek przeznaczonych dla różnych operatorów.
Jak zaplanować dodatkowe odbiory kurierskie w Black Friday?
Dodatkowy odbiór warto uzgodnić jeszcze przed startem promocji, podając prognozowaną liczbę paczek, ich typowe gabaryty i godziny gotowości magazynu. Trzeba również sprawdzić, czy plac manewrowy i strefa załadunku pozwolą obsłużyć większy pojazd lub dwa odbiory jednego dnia.
Firmy, które oprócz paczek wysyłają palety lub produkty niestandardowe, powinny rozdzielić te wolumeny już na etapie prognozy. LS Kurier obsługuje paczki, palety, gabaryty i większe transporty, dzięki czemu sezonowy wzrost nie musi być ograniczony do jednego rodzaju usługi.
Nie obiecuj terminu, którego nie kontrolujesz
W okresie Black Friday i przed świętami klienci są szczególnie wrażliwi na termin dostawy. Komunikat na stronie powinien odróżniać czas przygotowania zamówienia przez sklep od przewidywanego czasu transportu.
Jeżeli magazyn potrzebuje dodatkowego dnia na realizację, lepiej poinformować o tym przed zakupem. Jasna komunikacja zmniejsza liczbę wiadomości typu „gdzie jest moja paczka?” i ogranicza rozczarowanie klientów.
Do kiedy nadać paczki, aby dotarły przed świętami?
Nie istnieje jeden bezpieczny termin dla wszystkich sklepów i przesyłek. Należy uwzględnić czas kompletacji, pakowania, odbioru z magazynu oraz przewidywany czas transportu. Inny bufor będzie potrzebny dla standardowej paczki krajowej, a inny dla palety, przesyłki zagranicznej lub towaru o nietypowych wymiarach.
Sklep powinien ustalić własną datę graniczną z odpowiednim zapasem i aktualizować ją, jeżeli rośnie kolejka zamówień. Informacja „wysyłka w 24 godziny” dotyczy czasu pracy sklepu, a nie gwarantowanego momentu doręczenia przez przewoźnika.
W sklepie warto aktualizować:
- przewidywany czas przygotowania zamówienia,
- ostatnie terminy składania zamówień z dostawą przed świętami,
- dostępne formy dostawy,
- status zamówienia i link do śledzenia przesyłki,
- informacje o ewentualnym wydłużeniu realizacji.
Zaplanuj obsługę przesyłek niestandardowych
Promocje mogą zwiększyć sprzedaż produktów, których nie da się wysłać jak zwykłej paczki. Dotyczy to między innymi części samochodowych, wyposażenia domu, urządzeń, długich elementów oraz ciężkich zestawów.
Takie zamówienia powinny mieć osobny proces. Pracownik musi wiedzieć, kiedy zastosować przesyłkę niestandardową, paletę, transport dedykowany lub spedycję. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której duży produkt zostaje sprzedany z formą dostawy niedostosowaną do jego wymiarów. Sklepy motoryzacyjne mogą skorzystać z oferty transportu części samochodowych dla firm.
Przygotuj się na zwroty po sezonie
Wzrost sprzedaży oznacza zwykle również większą liczbę zwrotów i nieodebranych przesyłek. Proces zwrotu nie powinien blokować bieżącego pakowania zamówień.
Przed sezonem należy ustalić:
- gdzie trafiają zwracane paczki,
- kto weryfikuje stan produktu,
- jak szybko towar wraca do sprzedaży,
- jak rozliczane są przesyłki pobraniowe,
- jak identyfikowane są przesyłki niedoręczone,
- jak klient otrzymuje informację o statusie zwrotu.
Dobrze zaplanowana logistyka zwrotna pomaga szybciej odzyskać wartość towaru i ogranicza liczbę spraw wymagających ręcznej interwencji.
Monitoruj kilka wskaźników każdego dnia
Podczas szczytu sezonu nie trzeba analizować rozbudowanych raportów. Najważniejsze dane powinny jednak być widoczne codziennie.
- liczba nowych zamówień,
- liczba paczek oczekujących na spakowanie,
- średni czas przygotowania zamówienia,
- liczba przesyłek przekazanych przewoźnikom,
- zamówienia przekraczające deklarowany termin,
- problemy z odbiorami lub doręczeniami,
- liczba zapytań klientów dotyczących dostawy.
Jeżeli zaległość rośnie przez dwa kolejne dni, potrzebna jest reakcja: dodatkowa zmiana, uproszczenie procesu, przesunięcie części wolumenu lub korekta komunikatu o czasie realizacji.
Najczęstsze pytania o logistykę Black Friday
Czy sklep powinien korzystać z kilku firm kurierskich?
W sezonie szczytowym dostęp do kilku przewoźników zmniejsza zależność od jednego operatora i pozwala dobierać usługę do gabarytu, kierunku oraz aktualnej dostępności odbiorów. Nie oznacza to konieczności pracy w kilku systemach — przesyłki można obsługiwać z jednego panelu.
Jak przygotować mały sklep internetowy na Black Friday?
Mały sklep powinien przede wszystkim ograniczyć liczbę wyjątków: wybrać produkty promocyjne, przypisać im opakowania, przygotować materiały i ustalić godzinę graniczną realizacji. Warto także z góry określić, co wydarzy się po przekroczeniu dziennej liczby zamówień możliwej do obsłużenia przez zespół.
Jak uniknąć opóźnień wysyłek przed świętami?
Największe znaczenie mają realistyczna prognoza, zapas materiałów, wcześniejsze uzgodnienie odbiorów oraz bieżące monitorowanie zaległości. Gdy kolejka rośnie, sklep powinien szybko zwiększyć zasoby lub wydłużyć komunikowany czas realizacji.
Co zrobić, gdy standardowy kurier nie obsłuży całego wolumenu?
Należy uruchomić wcześniej przygotowany wariant awaryjny: przekierować część paczek do drugiego operatora, zamówić dodatkowy odbiór albo wydzielić palety i gabaryty do odpowiedniej usługi. Możliwości można omówić bezpośrednio z działem handlowym LS Kurier.
Lista kontrolna przed Black Friday
- Prognoza wolumenu została przygotowana w kilku wariantach.
- Magazyn ma zapas opakowań, taśm, wypełnień i etykiet.
- Najczęstsze produkty mają przypisane standardy pakowania.
- Zespół zna podział obowiązków i procedurę dla przesyłek problemowych.
- Odbiory zostały uzgodnione z partnerem logistycznym.
- Dostępny jest alternatywny przewoźnik lub rodzaj transportu.
- Sklep komunikuje realistyczny czas przygotowania i dostawy.
- Proces zwrotów jest oddzielony od bieżącej wysyłki.
- Osoby decyzyjne otrzymują codzienny raport o zaległościach.
Partner logistyczny na sezonowy wzrost sprzedaży
Dobra logistyka w Black Friday nie polega wyłącznie na szybszym pakowaniu. Potrzebne są właściwe dane, zapas materiałów, sprawne odbiory oraz możliwość korzystania z różnych usług transportowych.
LS Kurier wspiera sklepy internetowe w obsłudze regularnych wysyłek, przesyłek pobraniowych, palet, gabarytów oraz transportu krajowego i międzynarodowego. Różnymi rodzajami przesyłek i ofertami przewoźników można zarządzać z jednego panelu.
Planujesz większą sprzedaż w Black Friday i sezonie świątecznym? Skontaktuj się z LS Kurier i przekaż nam prognozowaną liczbę paczek, typowe gabaryty oraz kierunki dostaw. Sprawdzimy, jak przygotować obsługę wysyłek Twojej firmy.